Polityka prywatności serwisu OpiekaGrobu.pl
1. Administrator danych osobowych
Administratorem Twoich danych osobowych, czyli podmiotem decydującym o tym, jak są one wykorzystywane, jest:
- Nazwa / firma: [PEŁNA NAZWA PODMIOTU — np. „[Imię Nazwisko] prowadząca/y działalność gospodarczą pod firmą …” lub nazwa spółki]
- Adres: [ULICA, KOD, MIEJSCOWOŚĆ]
- NIP: [NIP] REGON: [REGON] [KRS, jeśli spółka]
- Adres e-mail: [ADRES E-MAIL DO SPRAW DANYCH, np. kontakt@opiekagrobu.pl]
- Telefon: [NUMER]
Marka „OpiekaGrobu.pl” oraz „Ora et Ama” są markami handlowymi prowadzonymi przez Administratora.
We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z przysługujących Ci praw możesz kontaktować się pod powyższym adresem e-mail lub korespondencyjnym.
Administrator nie ma obowiązku wyznaczenia Inspektora Ochrony Danych (IOD). Jeżeli zdecydujesz się go powołać, w tym miejscu podaj jego dane kontaktowe.
2. Ważna informacja: dane osób zmarłych
Zgodnie z prawem Unii Europejskiej (RODO) oraz prawem polskim przepisy o ochronie danych osobowych nie mają zastosowania do danych osób zmarłych. Oznacza to, że informacje dotyczące osoby pochowanej (imię i nazwisko na nagrobku, daty, wizerunek nagrobka) nie są w rozumieniu tych przepisów „danymi osobowymi”.
Niniejsza polityka chroni natomiast dane osób żyjących, które przekazują nam informacje lub których dane wynikają ze zlecenia — przede wszystkim Ciebie jako Klienta, osoby uprawnionej do grobu (dysponenta grobu) oraz ewentualnie innych wskazanych przez Ciebie członków rodziny.
3. Jakie dane przetwarzamy, w jakim celu i na jakiej podstawie
Zakres danych zależy od tego, w jaki sposób się z nami kontaktujesz i z jakiej usługi korzystasz.
3.1. Kontakt i zapytanie ofertowe (formularz, e-mail, telefon)
- Dane: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, treść wiadomości oraz informacje, które sam podasz (np. lokalizacja cmentarza i grobu).
- Cel: udzielenie odpowiedzi na zapytanie, przygotowanie wyceny, kontakt w sprawie usługi.
- Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (czynności zmierzające do zawarcia umowy na Twoje żądanie) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (nasz prawnie uzasadniony interes w postaci obsługi korespondencji).
3.2. Realizacja umowy o świadczenie usług opieki nad grobem
- Dane: dane kontaktowe i rozliczeniowe, adres, dane niezbędne do lokalizacji i obsługi grobu, informacje o zakresie zlecenia, terminy i okazje (np. rocznice), dane osoby uprawnionej do grobu, jeżeli są potrzebne do realizacji zlecenia (w szczególności przy monitorowaniu prolongaty).
- Cel: zawarcie i wykonanie umowy, w tym zlecenie i koordynacja wizyt na cmentarzu, sporządzenie raportu, kontakt w toku realizacji.
- Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy).
3.3. Dane mogące ujawniać wyznanie lub przekonania religijne (dane szczególnej kategorii)
Część usług — np. wybór wariantu katolickiego, zamówienie intencji mszalnej, obecność podczas mszy, rocznicy czy uroczystości religijnej — może wiązać się z przekazaniem przez Ciebie informacji ujawniających wyznanie lub przekonania religijne. Są to tzw. dane szczególnej kategorii (art. 9 RODO).
- Cel: wyłącznie realizacja zamówionej przez Ciebie usługi o charakterze religijnym lub duchowym.
- Podstawa prawna: art. 9 ust. 2 lit. a RODO — Twoja wyraźna zgoda, wyrażona przez świadome zamówienie takiej usługi. Zgodę możesz wycofać w każdej chwili, co nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego wcześniej. Wycofanie zgody może jednak uniemożliwić dalszą realizację usługi religijnej.
Danych tych nie wykorzystujemy do żadnych innych celów (np. marketingu) ani nie przekazujemy podmiotom innym niż niezbędne do wykonania usługi (np. parafii przy przekazaniu intencji mszalnej).
3.4. Dokumentacja fotograficzna i wideo (raporty)
Wykonujemy zdjęcia i krótkie nagrania grobu w celu udokumentowania usługi.
- Cel: sporządzenie raportu z wykonanej usługi, kontrola jakości, dowód wykonania.
- Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (nasz uzasadniony interes w dokumentowaniu jakości).
- Zasada dotycząca osób trzecich: dokumentacja dotyczy grobu i jego otoczenia. Nie utrwalamy w sposób celowy wizerunku osób trzecich (np. innych odwiedzających cmentarz) bez ich zgody. Jeżeli osoba postronna znajdzie się przypadkowo w kadrze, na Twoją lub jej prośbę taki materiał usuniemy lub zanonimizujemy.
3.5. Rozliczenia, księgowość i obowiązki podatkowe
- Dane: dane niezbędne do wystawienia i przechowania dokumentów księgowych.
- Cel: wykonanie obowiązków wynikających z przepisów prawa (podatki, rachunkowość).
- Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny).
3.6. Reklamacje, ustalanie i dochodzenie roszczeń
- Cel: rozpatrzenie reklamacji oraz ewentualna obrona lub dochodzenie roszczeń.
- Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes).
3.7. Marketing i newsletter (sekcja opcjonalna — usuń, jeśli nie prowadzisz)
- Cel: przesyłanie informacji handlowych i treści marketingowych na wskazany adres.
- Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) w połączeniu ze zgodą na otrzymywanie informacji handlowych drogą elektroniczną. Zgodę możesz wycofać w każdej chwili, np. klikając link w wiadomości.
4. Czy podanie danych jest obowiązkowe
Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do realizacji określonych celów. Bez danych kontaktowych nie odpowiemy na zapytanie; bez danych potrzebnych do lokalizacji i obsługi grobu nie wykonamy usługi. Podanie danych do celów marketingowych jest w pełni dobrowolne.
5. Odbiorcy danych — w tym podwykonawcy
Model działania serwisu opiera się na współpracy ze sprawdzonymi wykonawcami realizującymi usługi bezpośrednio na cmentarzu. W związku z tym Twoje dane mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:
- Podwykonawcom (opiekunom realizującym wizyty na cmentarzu) — w zakresie niezbędnym do wykonania konkretnego zlecenia (lokalizacja grobu, zakres prac, termin). Podwykonawcy działają na podstawie zawartych z nami umów powierzenia przetwarzania danych osobowych (art. 28 RODO) i są zobowiązani do zachowania poufności oraz przetwarzania danych wyłącznie zgodnie z naszymi instrukcjami.
- Parafiom i instytucjom religijnym — wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji zamówionej usługi (np. przekazanie intencji mszalnej), na Twoje żądanie.
- Dostawcom usług IT i hostingu — [NAZWA DOSTAWCY HOSTINGU], który przechowuje dane serwisu.
- Operatorom płatności — [NP. PayU / Przelewy24 / Stripe / PayPal], w celu obsługi płatności.
- Dostawcom narzędzi do wysyłki wiadomości i obsługi klienta — [NP. dostawca poczty/CRM], jeśli są używane.
- Biuru rachunkowemu oraz podmiotom świadczącym obsługę prawną i księgową — w zakresie niezbędnym do wykonania obowiązków prawnych.
- Organom publicznym — gdy obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa.
6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)
[WYBIERZ WŁAŚCIWY WARIANT:]
Wariant A (jeśli nie korzystasz z narzędzi spoza EOG): Co do zasady nie przekazujemy Twoich danych poza EOG.
Wariant B (jeśli korzystasz np. z Google, Meta, Stripe, amerykańskiej poczty): Niektórzy nasi dostawcy narzędzi (np. [Google Analytics / dostawca poczty]) mogą przetwarzać dane poza EOG, w tym w USA. Przekazanie odbywa się na podstawie odpowiednich zabezpieczeń, o których mowa w RODO — w szczególności decyzji Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony (np. w ramach EU–US Data Privacy Framework) lub standardowych klauzul umownych. Kopię zabezpieczeń możesz uzyskać, kontaktując się z nami.
Uwaga: obsługa Klientów z diaspory (np. z USA, Wielkiej Brytanii) polegająca na tym, że to Klient przekazuje nam swoje dane, nie jest „przekazaniem danych poza EOG” w rozumieniu RODO. Ta sekcja dotyczy wyłącznie sytuacji, w której to my korzystamy z dostawców narzędzi zlokalizowanych poza EOG.
7. Jak długo przechowujemy dane
- Dane związane z zapytaniem, które nie zakończyło się umową — do czasu zakończenia korespondencji, a następnie przez okres niezbędny do obrony przed ewentualnymi roszczeniami.
- Dane związane z realizacją umowy — przez czas trwania umowy, a po jej zakończeniu przez okres przedawnienia roszczeń (co do zasady do 6 lat) oraz przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi (co do zasady 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku).
- Dane przetwarzane na podstawie zgody (np. marketing, dane o wyznaniu) — do czasu wycofania zgody.
- Karta grobu i związana z nią dokumentacja — przez okres trwania relacji i świadczenia opieki; po jej zakończeniu usuwamy lub anonimizujemy dane osób żyjących w terminach wskazanych powyżej.
8. Twoje prawa
W związku z przetwarzaniem danych przysługują Ci następujące prawa:
- prawo dostępu do danych oraz uzyskania ich kopii,
- prawo do sprostowania (poprawienia) danych,
- prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”),
- prawo do ograniczenia przetwarzania,
- prawo do przenoszenia danych,
- prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie,
- prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem),
- prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego — Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl), jeżeli uznasz, że przetwarzanie narusza przepisy.
Aby skorzystać z powyższych praw, skontaktuj się z nami pod adresem [ADRES E-MAIL]. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w terminie miesiąca.
9. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie
Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały.
10. Pliki cookie i technologie śledzące
Serwis korzysta z plików cookie (małych plików zapisywanych na Twoim urządzeniu).
- Cookie niezbędne — konieczne do prawidłowego działania serwisu; podstawą jest nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
- Cookie analityczne, funkcjonalne i marketingowe — [NP. Google Analytics, Meta Pixel] — instalowane wyłącznie po wyrażeniu przez Ciebie zgody za pośrednictwem baneru cookie.
Zgodę na cookie inne niż niezbędne możesz w każdej chwili zmienić lub wycofać w ustawieniach [baner / panel zgód]. Ustawienia cookie możesz też zmienić w swojej przeglądarce.
Do wdrożenia: aby ta sekcja była zgodna z prawem, serwis powinien mieć działający baner zgody na cookie (consent management), który blokuje narzędzia analityczne/marketingowe do czasu wyrażenia zgody. Uzupełnij powyżej listę faktycznie używanych narzędzi.
11. Zmiany polityki prywatności
Możemy aktualizować niniejszą politykę, np. w związku ze zmianą przepisów lub zakresu usług. Aktualna wersja jest zawsze dostępna w serwisie, wraz z datą jej obowiązywania.
Data wejścia w życie: [DATA]
Zapytaj, czy działamy na wybranym cmentarzu
Napisz do nas i podaj:
- imię i nazwisko osoby pochowanej,
- nazwę cmentarza,
- miejscowość,
- lokalizację grobu, jeśli ją znasz,
- swoje dane kontaktowe,
- informację, jakiej usługi potrzebujesz,
- informację, czy wizyta ma mieć charakter neutralny, katolicki czy pamięciowy,
- informację, czy mamy odmówić modlitwę lub odczytać duchowy tekst,
- preferencje dotyczące zniczy, kwiatów, wiązanki, stroika lub wieńca,
- termin wizyty, jeśli sprawa dotyczy konkretnej daty,
- ewentualne szczególne prośby lub uwagi.
Jeśli nie znasz dokładnej lokalizacji grobu, napisz nam o tym. Sprawdzimy, czy możemy ją ustalić na podstawie dostępnych informacji.
Zapytaj, czy obsługujemy dany cmentarz
kontakt@opiekagrobu.pl
